top of page
PROCEDURA OPERAȚIONALĂ
PRIVIND CIRCUITUL DOCUMENTELOR ÎN CADRUL DCMB

  1. Documentele se înregistrează la compartimentul secretariat al D.C.M.B. în registrul unic de intrări;

  2. Actele depuse soluționării compartimentului patrimoniu cultural național mobil și imaterial se înregistrează în propriul registru;

  3. La înregistrare documentele primesc un număr de ordine în registrul unic de intrări la care se adaugă data înregistrării în formatul: număr/ziua.luna.anul urmat de obiectul documentului;

  4. Înregistrarea documentelor se face după verificarea prealabilă a conținutului de către compartimentul de specialitate interesat;

  5. Depunerea și ridicarea documentelor se face doar de persoana solicitantă interesată sau de mandatar al acesteia care să prezinte mandatul în formă autentică încheiat la notar;

  6. Dovada înregistrării documentului se face prin aplicarea ștampilei de intare/ieșire a D.C.M.B., cuprinzând nr. de înregistrare și data, pe o copie a acestuia sau pe suport de hârtie care se predă petentului;

  7. Eliberarea documentelor se face după semnarea de către consilierul responsabil și directorul executiv, aplicându-se ștampila instituției;

  8. Dovada ridicării se face prin semnarea de către beneficiar pe exemplarul ce se arhivează menționând și sintagma „Am primit un exemplar”; 

  9. În situația transmiterii documentelor prin poștă sau poștă electronică, se va anexa la exemplarul ce se va arhiva dovada transmiterii prin aceste forme;

REPARTIZAREA DOCUMENTELOR

  1. Repartizarea spre soluționare a documentelor către compartimentele de specialitate din cadrul D.C.M.B., se face de către directorul executiv după ce au fost înregistrare la compartimentul secretariat;

  2. Repartizarea documentelor se face nominal. Numele consilierului/consilierilor se va trece pe fila ce conține numărul de înregistrare urmat de semnătura directorului executiv;

  3. Documentul atribuit consilierului/consilierilor se predă arhivarului și se va adăuga la mapa de atribuiri a acestora;

  4. Consilierul/consilierii preiau documentul de la arhivar în vederea soluționării;

ELIBERAREA DOCUMENTELOR

  1. După rezolvarea documentelor atribuite, consilierii vor semna exemplarul ce se va arhiva, cu excepția Avizelor care vor fi semnate pe toate exemplarele întocmite;

  2. După semnare, consilierii le vor preda compartimentului secretariat în vederea semnării de către directorul executiv;

  3. În situația în care, la verificare de către directorul executiv sunt identificate erori materiale, acesta va solicita în mod direct consilierului responsabil îndreptarea acestora;

  4. După semnarea de către directorul executiv acestea se vor preda compartimentului secretariat în vederea eliberării;

  5. Secretarul va înștiința petentul în vederea prezentării pentru ridicarea răspunsului;

  6. La momentul ridicării răspunsului, petentul va semna și va scrie sintagma „Am primit un exemplar” pe documentul ce urmează a fi arhivat;

  7. Secretarul va nota în registrul unic eliberarea documentului;

  8. După ridicarea răspunsului de către petent, cu excepția celor prin care se solicită completări, documentul se va preda arhivarului în vederea arhivării;

  9. Evidența avizelor și certificatelor de export se va ține în registre proprii fiecărui compartiment de specialitate;

COMUNICAREA DECIZIILOR
DIRECTORULUI EXECUTIV AL DCMB

  1. În vederea îndeplinirii atribuțiilor prevăzute de lege, directorul executiv, în relația cu angajații și în relația cu terții, emite decizii:

  2. Deciziile emise de directorul executiv se comunică prin compartimentul secretariat destinatarilor;

  3. Deciziile se întocmesc în dublu exemplar;
               - exemplarul nr. 1 se comunică;
               - exemplarul nr. 2 se arhivează;

  4. Dovada comunicării se face prin semnarea exemplarului nr. 2 de către destinatar și scrierea sintagmei „Am primit un exemplar”.

 © Direcția pentru Cultură a Municipiului Bucuresti 2023

Designed and secured by IMBER

Politica de Confidențialitate

bottom of page